اذا ما عليكم امر ابي اهمية موظف الاستقبال في الشركة حق عمك212

اختي العزيزة.. مسامحة ما قدرت أحصل لج اللي تبغينه..

بس حصلت هالموقع.. عن موظف الاستقبال بشكل عام.. وبالانجليزي..

أتمنى تستفيدين منه..

http://www.websters-online-dictionary.org/...ceptionist.html

وسامحينا على القصور..

موظف الاستقبال، وجهاز الهاتف..
المقدمة
الاتصال هو وسيلة التفاعل بين المخلوقات وبالخصوص بين البشر. وهو عملية تبادل البيانات والمعلومات المتعلقة بالحقائق والآراء والأفكار والمشاعر والأحاسيس بطريقة شفهية، كتابية ، رمزية أو حركية .
الموضوع
وإفراد المنظمات يعتمدون على الاتصالات الشفهية والكتابية للحصول على الحقائق والمعلومات والبيانات التي تمكنهم من أداء أعمالهم ، وهم يقضون معظم أوقاتهم ما بين متحدثين ومستمعين وقارئين وكاتبين . والاتصال الفعال والنشط في المنظمة يحقق أداء أفضل وإنتاجية أعلى كماً ونوعاً، ويؤدي إلى رفع الروح المعنوية للإفراد ويقوي شعورهم بالانتماء للمنظمة ودرجة ارتباطهم بها.
موظف الاستقبال كفرد من أفراد المنظمة أو الوحدة التنظيمية ، يمثل حلقة هامة من حلقات الاتصال بين الجهات الخارجية والداخلية من جهة والمدير أو المدير من جهة أخرى .وعلى هذا الأساس فهو يمثل واجهة هامة للمنظمة عموماً ولمديره خصوصاً. وهذه الواجهة تؤثر على سمعة المنظمة وصورتها الذهنية لدى الجماهير الخارجية والداخلية.من هنا ينبغي على هذه الواجهة إن تعطي انطباعاً جيداً عن المنظمة من خلال تعاطي شاغلها مع المتصلين به بطريقة تتسم بالتفهم واللطف ورحابة الصدر واللباقة واللياقة ومن خلال ممارسته للاتصالات الشفهية والكتابية بصورة فعالة.
والاتصالات الشفهية من أفضل أنواع الاتصال كونها تسمح بإعطاء الرسالة المطلوب نقلها درجة عالية من التفاهم، وكونها تساهم في تمتين الروابط والعلاقات بين الأفراد وترفع الروح المعنوية لديهم.
ويمكن تلخيص دور موظف الاستقبال في الاتصالات الشفهية بما يلي :
1- الاتصال المباشر بمديره وتلقي التعليمات والاوامر للعمل على تنفيذها.
2- المساهمة في إدارة الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة الخاصة بمكتب المدير
3- المساهمة في إدارة مواعيد واستقبالات مديره المباشر ومقابلة الزائرين والتعامل معهم بالطريقة المناسبة .
4- المساهمة في ادارة الاجتماعات الخاصة بمكتب المدير .
وتأدية هذا الدور بفعالية تحتم على أمين السر امتلاك مجموعة من المهارات الذهنية والسلوكية والفنية. وبالخصوص المهارات الاتصالية من حديث، وإنصات، وقراءة وكتابة وقواعد السلوك والعادات الاجتماعية الحسنة والخصال الحميدة والخلق السليم الذي يجمع الحسن والرقة والبساطة ومهارة استخدام الادوات المكتبية الحديثة وبالخصوص أجهزة الهاتف بأنواعها المختلفة.


أولاً : أهمية ومزايا وعيوب الاتصال الهاتفي
-أهمية الاتصال الهاتفي: يعتبر الاتصال الهاتفي في الوقت الحاضر، من أهم وسائل الاتصال خاصة الشفوية منها. لما يتسم به من السرعة والسهولة في إرسال المعلومات إلى أي جهة أو استقبال المعلومات والاستفسارات المطلوبة.
وإذا كانت الاتصالات المكتوبة هي أهم وسائل الاتصال، إلا انه يعاب عليها الإجراءات المعقدة التي تمر بها من إجراءات للبريد الصادر وإجراءات للبريد الوارد واستلام وتسلم وتسجيل وتوزيع وغيرها، ولذلك فان الاتصال الهاتفي يوفر الكثير من الوقت والمجهود الذي يبذل في كثير من الاتصالات المكتوبة وخاصة في الاستفسارات العادية وتبادل الرأي والتفاهم الذي يسبق أي اتفاق مكتوب .إلا انه يعاب عليه عدم الدقة وسوء الفهم الذي قد يحدث عند الاتصال الهاتفي كما انه غير مؤيد بسند قانوني.
ويلعب أمين السر الخاص دوراً كبيرا في إدارة الاتصالات الهاتفية لمكتب مديره ، فيقوم باستقبال المكالمات الواردة والرد عليها وتحويل ما يراه ضرورياً إلى مديره . وحتى يمكن الاستفادة من الاتصالات الهاتفية فيجب إن تتم هذه الاتصالات اعتماداً على قواعد محددة مع إتباع آداب التحدث في الهاتف سواء عند استقبال المكالمات الواردة آو في المكالمات الصادرة.ويعتبر الاتصال الهاتفي من أهم وسائل الاتصال في المكتب الحديث وأكثرها شيوعاً. ويكون هذا الاتصال إما للحصول على بيانات أو معلومات أو لإعطاء معلومات بهدف أنجاز الأعمال

ثانياً: قواعد وآداب استخدام الهاتف.
أ- القواعد العامة لاستخدام الأجهزة الهاتفية :
1- وضع الهاتف في الناحية اليسرى
2- استخدام الأدلة الهاتفية
3- الإعداد للمكالمات الخارجية أو الدولية
4- استخدام النماذج المختصة بتسجيل المكالمات الهاتفية
- اسم المتحدث، وظيفته، رقم هاتف المتحدث، موضوع المكالمة.
5- الامتناع عن استخدام الهاتف في الاتصالات الشخصية.
6- يجب العناية والدقة عند استخدام الأجهزة
7- تجنب "لازمة" الكلام التي عادة ما نستعملها عندما نكون متوترين مثل “يعني".
1. المرجع:www.google.com
2. المرجع: كتاب أنواع الموظفون

مشكورين
اخوي نضال واختي بنت الكويت الشيخة شوق
والله يعطيكم الصحة والعافية

ااااااااااااااااااااش دعوة حبيبتي حاضرييين

لطيبين

الشيخة شوق

مهام موظف الاستقبال

ضرورة تمتع موظف الاستقبال باللباقة وحسن التعامل مع الآخرين
التعاون والمساعدة على ايصال المراجع لوجهته..
أهم صفات موظف الاستقبال .
واجهة أي مؤسسة تعتمد على حسن تعامل موظفيها مع المتعاملين والمراجعين لها حيث ان المعاملة الجيدة والحسنة تؤكد نجاح هذه الجهة في اداء واجباتها وخدماتها المختلفة، وموظفو استقبال المراجعين يكونون هم دائما في الواجهة فما هي شروط الموظف الناجح في هذا المجال من وجهة نظر المراجعين الذين يتعاملون مع هذه الفئة بشكل عام.
حسن المظهر واللباقة
ان موظف الاستقبال وحتى موظف البدالة لابد ان يتمتع بمواصفات خاصة لأنه هو واجهة العمل واعتقد ان اختيار الشخص لهذا العمل يحتاج من المعنيين في هذا المجال ان يضعوا في اعتبارهم شروطا واجبة ان تتوفر منها ان يكون حسن المظهر اولا وثانيا ان يكون على خلق جيد من خلال معرفة شخصيته فلا يجوز ان يوضع شخص في هذا العمل وهو يتعامل مع الناس باسلوب جاف او عدم المبالاة بالاشخاص المراجعين وهذا في الحقيقة يحصل بشكل متكرر في بعض المؤسسات حين نجد ان هناك موظفين لا يتمتعون بأي اساليب حسنة في التعامل مع الناس وهذا بحد ذاته يوجد مشاكل عديدة بين المراجعين والموظفين خاصة اذا كان هذا الموظف لا يتمتع ببعد نظر او لباقة تؤهله للتعامل مع مختلف الشرائح في الامزجة فقد يأتيك شخص يحتاج الى مساعدة لمعرفة معاملة او غيرها لذا فعلى هذا الموظف ان يستخدم طريقة جيدة في التعامل مع الناس لا ان يهمش اسئلتهم واستفساراتهم.
وقال عبدالله البلوشي ان موظف الاستقبال او موظف استقبال المراجعات اليومية يجب ان يتمتع باسلوب جيد في التعامل مع الآخرين سواء كان يجلس على طاولة الاستقبال لتوجيه المراجعين او الذي يستلم المعاملات اذ يجب ان يستقبل المراجعين بشكل انيق ومحترم وان تكون الابتسامة على محياه لا ان يستقبلهم باللامبالاة وترك المراجعين يبحثون عن الاقسام او الاشخاص الذين يريدونهم دون ان يخبرهم هو بذلك.
اللباقة مطلوبة
ايضا يوجد هناك اشخاص يعملون في اجهزة استقبال المكالمات في مختلف المؤسسات سواء العامة او الخاصة ولكن نرى ان بعض هؤلاء الاشخاص او الموظفين لا يتمتعون بأي اساليب الرد على المكالمات فترى انه عندما تطلب منه ان يحولك على شخص او تستفسر عن عمل معين لا يعير الامر أي اهتمام وقد يحولك أي قسم ويضعك في موقف محرج اذ يجب على المعنيين ان يختاروا الاشخاص ذوي مهارات اللباقة الجيدة في هذا المجال وان لا يستهان بهذه الوظيفة فهي في الحقيقة واجهة المؤسسة في النهاية.
الشخص المناسب في المكان المناسب
ان هذه المهنة يجب ان يوضع فيها شخص اخذ دورة في طريقة مخاطبة الناس او الجمهور على مختلف تعاملاتهم فلا يجوز ان نأتي بموظف في هذه الوظيفة ونجلسه على كرسي الاستقبال او مخاطبة الجمهور دون ان تكون له دراية كافية بماهية وظيفته او كيفية كسب الناس بطريقة مقبولة فحتمها اي مراجع لمؤسسة معينة يرغب ان يرى ان هناك اشخاصا يتعاملون معه بطريقة جيدة خالية من التشنج والعصبية او لامبالاة باستفساراته لان كل شخص يرغب دائما في ان يجد التعاون الجيد من هذه الفئة والتي هي في الحقيقة يمثل مؤسستها ومكان عملها لذا يجب ان يوضع الشخص المناسب في المكان المناسب وركز العامري على ضرورة ان يدخل الشخص في دورات تسحين طريقة تعامله مع الاخرين في هذه الوظيفة والذي يجد نفسه انه غير قادر على اداء هذه المهمة فليبحث له عن مجال آخر دون ان يسبب مشاكل للآخرين.
تنمية المهارات التعاملية
ان العمل في هذا المجال يتخذ اسلوب فن التعامل مع الآخرين حيث ان من يعمل في هذا العمل يجب ان ينمي مهاراته التعاملية مع الآخرين حيث ان هؤلاء الموظفين يجب ان يضعوا في اعتبارهم ان الاسلوب الحسن هو عملهم وكيفية مخاطبة الناس والتعامل اللطيف مرغوب فيه دائما لذا لايجب ان يغفل من يعمل في هذه المهنة هذه الاشياء اذ يجب ان توضع في الحسبان كما يجب على أي شخص سواء كان موظفا او مراجعا عدم التغاضي عن أي شخص لا يتعامل مع وظيفته بالشكل المطلوب لان هذا العمل يحتاج الى مواصفات خاصة تتوافر في الشخص الذي يجب ان يكون في هذا العمل اذ لا يجب ان يوضع شخص لا يعرف كيفية التعامل مع الناس او ليس لديه ما يؤهله لذلك من التعامل مع الآخرين.

http://www.middle-east-online.com/adab/?id=21789
http://www.al-watan.com/data/20040424/i

تسلم اخوي al Mzzyoon_55

والله يعطيك الصحة والعافية