اخواني بغيت بحث عن مقرر عمك 212

[نمارق]

اخوان يبغيت بحث عن مقرر عمك 212

 

اذا سنحتون يعني

[غزلان البراري]

عمك ((212)) الاتصالات الهاتفيه ودور موظف الاستقبال في الاتصالات ....

المقدمة:

الاتصال هو وسيلة التفاعل بين المخلوقات وبالخصوص بين البشر. وهو عملية تبادل البيانات والمعلومات المتعلقة بالحقائق والآراء والأفكار والمشاعر والأحاسيس بطريقة شفهية ،كتابية ، رمزية أو حركية .

وأفراد المنظمات يعتمدون على الاتصالات الشفهية والكتابية للحصول على الحقائق والمعلومات والبيانات التي تمكنهم من أداء أعمالهم ، وهم يقضون معظم أوقاتهم ما بين متحدثين ومستمعين وقارئين وكاتبين . والاتصال الفعال والنشط في المنظمة يحقق اداءً افضل وإنتاجية أعلى كماً ونوعاً ، ويؤدي إلى رفع الروح المعنوية للأفراد ويقوي شعورهم بالانتماء للمنظمة ودرجة ارتباطهم بها .

 

والاتصالات الشفهية من افضل أنواع الاتصال كونها تسمح بإعطاء الرسالة المطلوب نقلها درجة عالية من التفاهم ، وكونها تساهم في تمتين الروابط والعلاقات بين الأفراد وترفع الروح المعنوية لديهم .

العرض:

ويمكن تلخيص دور موظف الاستقبال في الاتصالات الشفهية بما يلي :

1- الاتصال المباشر بمديره وتلقي التعليمات والأوامر للعمل على تنفيذها .

2- المساهمة في إدارة الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة الخاصة بمكتب المدير

3- المساهمة في إدارة مواعيد واستقبالات مديره المباشر ومقابلة الزائرين والتعامل معهم بالطريقة المناسبة .

4- المساهمة في إدارة الاجتماعات الخاصة بمكتب المدير .

وتأدية هذا الدور بفعالية تحتم على امين السر امتلاك مجموعة من المهارات الذهنية والسلوكية والفنية . وبالخصوص المهارات الاتصالية من حديث ، وإنصات ، وقراءة وكتابة وقواعد السلوك والعادات الاجتماعية الحسنة والخصال الحميدة والخلق السليم الذي يجمع الحسن والرقة والبساطة ومهارة استخدام الأدوات المكتبية الحديثة وبالخصوص أجهزة الهاتف بأنواعها المختلفة .

 

 

أولاً : أهمية ومزايا وعيوب الاتصال الهاتفي

-أهمية الاتصال الهاتفي : يعتبر الاتصال الهاتفي في الوقت الحاضر ، من أهم وسائل الاتصال خاصة الشفوية منها . لما يتسم به من السرعة والسهولة في إرسال المعلومات إلى أي جهة أو استقبال المعلومات والاستفسارات المطلوبة .

وإذا كانت الاتصالات المكتوبة هي أهم وسائل الاتصال ، ألا انه يعاب عليها الإجراءات المعقدة التي تمر بها من إجراءات للبريد الصادر وإجراءات للبريد الوارد واستلام وتسلم وتسجيل وتوزيع وغيرها ، ولذلك فان الاتصال الهاتفي يوفر الكثير من الوقت والمجهود الذي يبذل في كثير من الاتصالات المكتوبة وخاصة في الاستفسارات العادية وتبادل الرأي والتفاهم الذي يسبق أي اتفاق مكتوب .ألا انه يعاب عليه عدم الدقة وسوء الفهم الذي قد يحدث عند الاتصال الهاتفي كما انه غير مؤيد بسند قانوني .

ويلعب أمين السر الخاص دوراً كبيرا في إدارة الاتصالات الهاتفية لمكتب مديره ، فيقوم باستقبال المكالمات الواردة والرد عليها وتحويل ما يراه ضرورياً إلى مديره . وحتى يمكن الاستفادة من الاتصالات الهاتفية فيجب أن تتم هذه الاتصالات اعتماداً على قواعد محددة مع اتباع آداب التحدث في الهاتف سواء عند استقبال المكالمات الواردة أو في المكالمات الصادرة .

ويعتبر الاتصال الهاتفي من أهم وسائل الاتصال في المكتب الحديث أكثرها شيوعاً . ويكون هذا الاتصال إما للحصول على بيانات أو معلومات او لاعطاء معلومات بهدف انجاز الاعمال .

 

 

يتبع ......

 

ثانياً : قواعد وآداب استخدام الهاتف .

 

أ- القواعد العامة لاستخدام الاجهزة الهاتفية :

1- وضع الهاتف في الناحية اليسرى

2- استخدام الادلة الهاتفية

3- الاعداد للمكالمات الخارجية او الدولية

4- استخدام النماذج المختصة بتسجيل المكالمات الهاتفية

- اسم المتحدث ، وظيفته، رقم هاتف المتحدث ، موضوع المكالمة .

5- الامتناع عن استخدام الهاتف في الاتصالات الشخصية .

6- يجب العناية والدقة عند استخدام الاجهزة

7- تجنب "لازمة" الكلام التي عادة ما نستعملها عندما نكون متوترين مثل "يعني" و "هيك"

 

الخاتمة:

موظف الاستقبال كفرد من أفراد المنظمة أو الوحدة التنظيمية ، يمثل حلقة هامة من حلقات الاتصال بين الجهات الخارجية والداخلية من جهة والمدير أو المدير من جهة أخرى .وعلى هذا الأساس فهو يمثل واجهة هامة للمنظمة عموماً ولمديره خصوصاً . وهذه الواجهة تؤثر على سمعة المنظمة وصورتها الذهنية لدى الجماهير الخارجية والداخلية . من هنا ينبغي على هذه الواجهة أن تعطي انطباعاً جيداً عن المنظمة من خلال تعاطي شاغلها مع المتصلين به بطريقة تتسم بالتفهم واللطف ورحابة الصدر واللباقة واللياقة ومن خلال ممارسته للاتصالات الشفهية والكتابية بصورة فعالة .

[غزلان البراري]

الاجتماعات

تعتبر الاجتماعات إحدى وسائل الاتصال الهامة في المؤسسات باختلاف أنواعها ، حيث تتيح فرصة اللقاء بين القمة والقاعدة في المؤسسة ، حيث يتم مناقشة مختلف الموضوعات وتبادل الأفكار والآراء ووجهات النظر والمعلومات ، وتعتبر اجتماعات القيادة الجماعية من أهم وسائل الاتصال بين المستويات المختلفة في المؤسسة.

 

 

قيمة القيادة الجماعية:

1.من الأمور المسلم بها أن مناقشة مشاكل الإنتاج من ألزم الضرورات التي تحتاجها الصناعة ، فمواجهة هذه المشاكل للحصول على حلول تؤدي في النهاية إلى زيادة كمية الإنتاج مع الارتفاع بمستوى جودته وقلة تكلفته .

2.تعتبر فرصة لإظهار القيادات الجديدة حيث تفتح المجال لإظهار الكفاءات المختلفة.

3.العمل على تعميق العلاقات الإنسانية الطيبة بين العمال جميعهم بمختلف مستوياتهم.

4.تتيح الفرصة لتفهم العمال للتعليمات التي قد تكون غير واضحة.

5.تتيح الفرصة لاستمرار الاتصال بين المشرف والعاملين معه عن طريق هذه الاجتماعات.

6.إتاحة الفرصة لحل كثير من المشاكل التي قد تضيع وقت المشرف إذا لم تعقد هذه الاجتماعات.

7.تساعد المشرف على التعرف على نقط الضعف سواء كانت في

الأفراد أو في أساليب العمل أو العلاقات التي تربطهم.

 

 

دور المشرف في اجتماعات القيادة الجماعية:

يعتبر المشرف العمود الفقري وحلقة الاتصال الأساسية بين الإدارة وعمال المنشأة، فهو الرئيس المباشر للعمال وقائدهم والمشرف على اختيارهم وتدريبهم، لذلك كان من الضروري أن يتلقى المشرف ثقافة شاملة وتدريب كامل عن فن القيادة والتعليم والتدريب، ومن أهم واجبات المشرف تجاه اجتماعات القيادة الجماعية:

 

1.تحديد موعد الاجتماع والإعلان عنه حتى يم تهيئة مكان الاجتماع في حدود إمكانية المؤسسة.

2.كن للعمال تهيئة أنفسهم للمشاركة في المناقشة.

3.تحضير الأدوات والنماذج المطلوب تواجدها أثناء المناقشة.

4.شرح موضوع المناقشة وأسباب الدعوة للاجتماع.

5.تحديد نطاق المناقشة.

6.إثارة رغبة الأفراد في المناقشة عن طريق توجيه الأسئلة العامة والموجهة.

7.المحافظة على روح المناقشة حتى نهاية الاجتماع وذلك بمراعاة:

أ) عدم الظهور بمعرفته ببواطن الأمور.

ب) تقدير جميع وجهات النظر مهما كان وضعها.

ج) عدم احتكار الأفكار.

د) تشجيع روح المناقشة بين الأفراد وتأكيد الاطمئنان بينهم.

هـ) عدم التحيز لفرد معين مع تزويدهم بالمعلومات اللازمة.

و) المناقشة بلغة المجتمعين وثقافتهم.

ز) تقديم موضوع المناقشة وتحديد الهدف منه وإبراز النقاط الهامة في الموضوع .

ح) متابعة ومراقبة الأفراد حتى انتهاء الاجتماع مع عدم الخروج عن الموضوع .

ط) التفاعل مع الأفراد ومعاملتهم معاملة طيبة .

ى) تجميع الآراء والانتهاء إلى قرار جماعي .

ك) إطلاع المجموعة على القرارات والحلول .

 

الصفات الرئيسية للقرار الجماعي :

1-ضرورة اعتماد القرار على الجماعية أى أن يكون حصيلة لمجموع القرارات الفردية .

2-اعتماد القرار على الأحساس بالواقعية .

3-خلق السلوك التعاوني.

4-قد يصل القرار الجماعي إلى حلول غير متوقعة من قبل.

5-الاعتماد على السلوك الواضح الصريح للوصول إلى الاقتناع بوجهة النظر المعروضة .

6-العمل على تقوية روح الأفراد لتقبل وجهات النظر المختلفة .

7-القضاء على المخاوف الفردية السابقة .

8-زيادة الحماس بالمسؤلية الجماعية .

9- يعتبر تعبيرا جماعيا عن رغبات واتجاهات الأفراد .

 

 

وفي الختام فالعمال يتوقعون من المشرف :

1-المعاملة العادلة دون تحيز أو محاباة .

2-منحهم الفرصة للتقدم والرقي .

3-التدريب السليم .

4-الاجتماع إلى مشاكلهم في العمل والاهتمام بحل مشاكلهم الخاصة والشخصية .

5-التعويض العادل عن الجهد ((بالأجر و المكافأة ))

6-حمايتهم من أخطار وإصابات العمل .

7- الاعتراف بمجهودهم .

8- المعاونة في الحصول على احتياجاتهم من ضرورات الحياة .

9- المعرفة التامة بالعمل .

10-المقدرة على القيادة .

11-المقدرة على إعطاء التعليمات بطريقة سليمة .

12- المقدرة على تبسيط العمل .