اطلبو بحوثكم

[ولد الرميحي_الرفاع وبس]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،،

 

الله يسلمكم الي عنده تقرير حق مادة عرب 301 يحطه ومشكورين

[bad girl]

ween alf7oth?

[bad girl]

ween alb7ooth?

[حبي جوجو]

هااي

 

 

 

ابي بحث حق اجا 101 تكون فيه مقدمه

والعرض من 5>>> 10 صفحات

وآخر شي الخاتمه

 

بليز وبعد فيه المصدر

[ZoZo 88]

اختي حبيبتي

انا ابي موضوع حق انج 105 عن الايجابيات والسلبيات

عن اي صورة انطلع منها الايجابيات والسلبيات

بشرط يكون ع شكل فقرات

وان شاء الله ما اكون تعبتج وايد

وجزاك الله خيرا

تحياتي

[ملاك الجزيرة]

 

 

أخواتي وأخواني أعضاء المنتدى

 

لو سمحتو ممكن موضوع عن الاستعمار الاوربي وموضوع عن الحج

 

 

[بنت كرانه]

ممكن تعطوني تقرير سكر 321 يحتوي على :

 

مقدمة

عرض

خاتمة

[جرح انسانه]

تفضلي بنت كرانه

 

من الاخطاء الشائعة لدى الكثير بان وظيفة السكرتارية هي مجرد طباعة الوثائق والرد على المكالمات الهاتفية وهذا الخطأ الشائع قد ادى الى وجود نقص شديد وواضح في السكرتارية المهنية المحترفة ووجود شواغر كثيرة في جميع المؤسسات الحكومية والخاصة لوظائف السكرتارية والدعم الاداري0

هذا البرنامج يتناول مفهوم الادارة المكتبية والسكرتارية من منظور وظيفي على اعتبار ان وظيفة السكرتارية هي الساعد الايمن للوظيفة الادارية بل ان السكرتارية هي في الاساس وظيفة ادارية في طبيعتها

الهدف العام :

تولي الأعمال الخاصة بمكتب رئيس البلدية الفرعية ، وتوفير التسهيلات المكتبية له .

المهام:

1- تنظيم مواعيد ومقابلات الرئيس وزياراته واجتماعاته .

2- استقبال المراجعين والمكالمات واتخاذ الإجراءات المناسبة حيالها حسب التوجيهات

3- استلام البريد الوارد الخاص والسري وعرضه على الرئيس .

4- إعداد التقارير والمذكرات المطلوبة من الرئيس فيما له علاقة بمكتب الرئيس .

5- إصدار المعاملات الخاصة والمعاملات ذات الطابع السري بعد توقيعها من الرئيس .

6- الإشراف على أعمال النسخ والتصوير والترجمة وكافة متطلبات السكرتارية للرئيس حسب توجيهاته .

7- اقتراح الإجراءات الخاصة بأعمال السكرتارية بالتعاون مع إدارة التطوير الإداري ، والعمل على تطويرها باستمرار .

8- تقديم المعلومات اللازمة عن السكرتارية لمشروع الميزانية .

9- إعداد تقارير دورية عن نشاطات وإنجازات السكرتارية ، ورفعها إلى رئيس البلدية الفرعية .

اختصاصات قسم السكرتارية

- حفظ سجلات وملفات العاملين بالإدارة، ومتابعة شؤونهم الوظيفية، وما يطلب منهم من بيانات.

- استلام البريد الصادر من الإدارة، وحفظ نسخ منه، ومتابعة استلامه من قبل الجهات المرسل إليها بالإضافة إلى تسليم البريد الوارد للإدارة.

- القيام بالأعمال المساندة من طباعة ، وتصوير ، وغيرها من الأعمال التي تتطلبها الإدارة.

- متابعة الأعمال المتعلقة بأعمال المخازن والتأثيث، والصيانة ، ومتابعة الصادر، والوارد داخل الإدارة.

- حصر احتياجات وحدات الإدارة من الأدوات المكتبية والقرطاسية، وكافة التجهيزات اللازمة، واتخاذ إجراءات طلبها من الجهة المختصة.

- حفظ وترتيب الملفات الموضوعية الخاصة بالإدارة.

- توزيع القرارات والنشرات والتعاميم على الوحدات التابعة للإدارة.

- استقبال المترددين، والزائرين للإدارة، وتنظيم مواعيد مقابلاتهم مع المختصين بها.

الوحدات التابعة للسكرتارية:

-1 المطابع الإدارة العامة للنشر العلمي

مهمة هذه الإدارة هي الإشراف على جميع أقسام ووحدات الإدارة بقسميها النشر العلمي والمطابع. يتولى الإشراف على هذه الإدارة أستاذ جامعي (عضو هيئة تدريس) تم تكليفه من قبل معالي مدير الجامعة، مهمته الإشراف المباشر على هذه الإدارة، كذلك التنسيق بينها وبين عمادات وإدارات وأقسام الجامعة المختلفة فيما يخص اختصاصات هذه الإدارة، حضور اللجان والندوات والمؤتمرات التي تخص أعمال النشر والطباعة، إضافة إلى أعبائه التدريسية المعتادة، ويساعده مدير إدارة يقوم بأعباء الإدارة والإشراف على منسوبي الإدارة وكل الأعمال الإدارية والمالية لتسيير أعمال الإدارة، كما يقوم بأعباء المشرف أثناء غيابه خلال إجازته السنوية أو انتدابه في مهام رسمية.

وتتكون الإدارة من الوحدات المساندة التالية:

وحدة السكرتارية والاتصالات، وحدة المتابعة، وحدة الورشة الفنية، وحدة المستودع، وحدة الشراء المباشر.

* وحدة السكرتارية والاتصالات:

تقوم هذه الوحدة بأعمال ومهام مختلفة مثل استقبال طلبات الطباعة الواردة للإدارة من جهات الجامعة المختلفة وفرع الجامعة بالقصيم، وكذلك بعض الجهات الحكومية التي تتعاون معها الجامعة، وكذلك الجمعيات العلمية بالجامعة وتقوم بإحالتها للأقسام المختصة بعد عرضها على المشرف والتأشير باتخاذ اللازم بشأنها. أيضاً تقوم هذه الوحدة بالخدمات الخاصة بأعمال شؤون الموظفين من تسيير إجراءاتهم من إجازات مختلفة وجميع ما يخصهم من خدمات، كذلك تضطلع هذه الوحدة بالأعمال الخاصة بجميع مكاتبات الإدارة الخاصة بالنشر العلمي والمطبوعات الأخرى الخاصة بوحدات الجامعة المختلفة، إضافة لأعمال السكرتارية الخاصة بالمشرف ومدير الإدارة، مثل تسجيل المواعيد الخاصة بالمشرف لحضور اللجان المختلفة والاجتماعات، وكذلك مراقبة حضور وانصراف منسوبي الإدارة وضبط عملية انتظامهم في العمل.

*وحدة المتابعة:

مهام هذه الوحدة هي استقبال طلبات النشر والمواد المراد نشرها وطباعتها، وفتح أذون تشغيل لها واستلام مواصفات الطبع وتحويلها للقسم المختص، وكذا التنسيق بين قسم النشر العلمي وأقسام المطابع المختلفة، وكذلك التنسيق بين الإدارة وبين وحدات الجامعة المختلفة التي لها أعمال في مراحل الطباعة، وكذلك متابعة الأعمال الموجودة بالإدارة في مراحل النشر المختلفة في أقسامها ووحداتها الفنية المختلفة، كما يتبع لها وحدة الحركة والتسليم، ومهمتها استلام وتجميع وترتيب المطبوعات الجاهزة والتنسيق مع الجهات الطالبة بالجامعة ليتم استلامها.

* وحدة المستودع:

وهي الجهة المسؤولة عن حفظ مواد الطباعة من أوراق ومحاليل ،وخامات طباعة، والصرف منها للأقسام حسب الحاجة والعمل على المحافظة عليها وإخطار الإدارة عن اي نقص في المواد والخامات المطلوبة ليتم تأمينها في الوقت المناسب.

* وحدة الشراء المباشر:

وهي مسؤولة عن توفير مستلزمات أقسام ووحدات الإدارة العاجلة من المواد والخامات المستعجلة وتسديدها من السلفة المخصصة للإدارة.

* وحدة الورشة الفنية:

وهي مسؤولة ورشة صغيرة يتم فيها صيانة وإصلاح الأعطال الخفيفة لمكائن الطبع المختلفة وتتوافر بها المعدات اللازمة للقيام بعمليات الصيانة الخفيفة.

قسم النشر العلمي:

يتبع لهذا القسم وحدتان رئيسيتان هما:

وحدة تحرير مواد النشر العلمي، ووحدة التصحيح اللغوي والترجمة، ويناط بهذا القسم استلام مشروعات الكتب التي وافق المجلس العلمي بالجامعة على نشرها، سواء كانت مؤلفة أو مترجمة لتنشر من قبل الجامعة في مختلف المجالات حيث يقوم القسم بمراجعتها لغوياً وفنياً وتحريرها لتصبح جاهزة للنشر ومتابعتها حتى تخرج إلى حيز الوجود، كذلك يقوم القسم باستقبال جميع ما قُبل للنشر بمجلة الجامعة بفروعها المختلفة بعد تحكيمه من قبل المجلس العلمي حيث تخضع جميع هذه الأبحاث المقدمة لجميع الإجراءات التي ذكرت بشأن الكتب، ومتابعة ذلك حتى تخرج جميع هذه الأبحاث في شكل مادة علمية بفروع المجلة المختلفة. كذلك يقوم هذا القسم بالتعاون والمساعدة في تجهيز مواد رسالة الجامعة في خلال فتات صدورها

3 قسم التصميم

يتولى هذا القسم مهمة تصميم وإخراج المواد والشعارات والخرائط وأغلفة الكتب والمجلات وعمل التصميمات اللازمة لها طبقاً للقواعد الفنية. وقد تم تزويد القسم حديثاً بأجهزة حاسب آلي لتنفيذ الأعمال إلكترونياً بواسطة الحاسب الآلي، مما وفر كثيراً من الوقت والجهد اللازمين لإنجاز الأعمال.

4 قسم الصف التصويري (الكميبوتر)

ومواكبة للتطور الذي طرأ على عملية النشر المكتبي وإدخال المعلومات، فإنه مع بداية العام الدراسي 1417/1418هـ تم تزويد القسم بأجهزة حاسب آلي إضافية نظام ماكنتوش، كما زود القسم بأجهزة من نظام (أي بي إم) وهذه الأجهزة دعمت القسم فأصبح العمل يسلم جاهزاً لقسم المونتاج مباشرة.

5 - قسم المونتاج والتصوير

يتكون هذا القسم من الوحدات التالية:

- وحدة التصوير: وفيها يتم تصوير مواد الطباعة ميكانيكاً.

- وحدة المونتاج: وفيها يتم تحديد المقاس المناسب للمطبوعة، ووضع الصور والأشكال في أماكنها المحددة إلكترونياً، وعمل ملازم الطباعة.

- وحدة فرز الألوان والتصوير الإلكتروني: وفيها يتم فرز ألوان الصور إلكترونياً وإخراجها في شكل فلم جاهز للتصوير على ألواح الأوفست (البليتات).

- وحدة ألواح الأوفست (البليتات): وهي المحطة الأخيرة لأعمال هذا القسم، وفيه يتم تصوير النصوص على ألواح الأوفست بعد التحميض لتحول بعد ذلك لقسم الطباعة. ايضا يقوم القسم بتجهيز العمليات الفنية اللازمة لإصدار صحيفة رسالة الجامعة في خلال فترات صدورها أسبوعياً.

 

6 قسم الطباعة

يتكون هذاالقسم من ثلاث وحدات هي:

الأوفست، والجي تو أو، والطباعة العادية (التيبو).

- وحدة الأوفست: وتتألف من خمس مكائن طباعة إحداها من نوع سبيد ماستر(أربعة ألوان)، وهي تعتبر من الدعامات المهمة لهذا القسم، وتوجد أربع مكائن أخرى مساعدة (2 لون). ويقوم هذا القسم بطباعة جميع الكتب والمجلات التي تنشرها الجامعة والجهات الأخرى التي تقوم الجامعة بمساعدتها في تأمين بعض مطبوعاتها، وكذلك الكتيبات والبروشورات والنماذج الخاصة بالمستشفيات الجامعية.

- وحدة (الجي تو أو): وتتألف من خمس مكائن طباعة أوفست، وتقوم بطباعة الأغلفة والأبواك والنشرات ومستلزمات المستشفيات الجامعية، ومن هذه المكائن الخمس توجد اثنتان (لونين) وثلاث مكائن (لون واحد).

- وحدة الطباعة العادية (التيبو): تتألف هذه الوحدة من (7) مكائن طباعة مختلفة الأحجام تبدأ من مقاس 57×82 سم إلى 22.5×32.5 سم وتقوم الوحدة بتأمين مستلزمات الجامعة من الكروت والبطاقات والظروف وتكسير وتجهيز الملفات المختلفة وملفات المرضى للمستشفيات الجامعية. كما يقوم القسم بطباعة صحيفة رسالة الجامعة في خلال فترات صدورها أسبوعياً.

7 قسم التجليد

ويتكون هذا القسم من الوحدات التالية:

- وحدة التجليد الفني: وفيها تتم خياطة الكتب بآلات الخياطة مع تركيب الشاش، ثم يغري كعب الكتاب ويلصق به الغلاف المصنوع من الكرتون السميك أو المقوى المكسو بالجلد والقماش المشمع أو الشامواه، ويكتب عليه بماء التذهيب، ثم يركب (جاكت) أو قميص الكتاب حسب المواصفات الفنية المطلوبة.

- وحدة التجليد الآلي: يتم العمل أوتوماتيكياً عن طريق وضع الملازم في محطات التجميع وتركيب الغلاف بحيث يخرج الكتاب جاهزاً للقص.

- وحدة التجليد العادي: وفيها يتم التجميع اليدوي للأوراق والدفاتر والمذكرات الصغيرة والأوراق المركبة ذات الأصول الصور وتغرى وتدبس يدوياً، كما أن الوحدة مزودة بماكينة تجميع حديثة تعمل آلياً لجمع الأبواك المتكونة من أصل وعدة صور.

- وحدة الطي: وهي مختصة بطي ملازم الكتب وتجهيزها في شكل ملازم لتتحول بعد ذلك لماكينة التجليد الآلي.

- وحدة القص: يوجد بهذه الوحدة (5) مكائن قص حيث يتم قص المطبوعات إلى المقاسات المطلوبة وأيضاً تجهيز الورق الخام لمكائن الطبع.

8 قسم التصوير

تحتوي هذه الوحدة على ستة مكائن تصوير كبيرة من النوع KODAK EKTAPRINT 200 تصور الماكينة الواحدة أكثر من 70 ورقة في الدقيقة وتعطي نتائج ممتازة، وفي كثير من الأحيان تكون الصورة أفضل من الأصل المصور. وهذه الماكينات مزودة بأجهزة كمبيوتر تغذي بالمعلومات الخاصة بالتشغيل ويتم العمل أوتوماتيكياً.

وتستخدم في تصوير الأبحاث الصادرة عن مراكز البحوث بالكليات، وأصول وتجارب (بروفات) الكتب الجديدة، فضلاً عن تصوير الأغلفة والتقارير والأوراق والنماذج والأشكال المختلفة، وبها إمكانية التصغير والتدبيس طبقاً للأوامر المعطاة لها وقد زود القسم مؤخراً بماكينة تصوير للأعمال الملونة وجار العمل حالياً على تزويد القسم بمكنة ماركة ....... يتاح من خلالها التصوير والتجميع في آن مما يوفر جهوداً كبيرة ووقتاً يستغل في تحسين الإنتاج وجودته.

[جرح انسانه]

وهاي بعد عن السكرتارية

 

 

المقدمة :

أي دولة تتقدم تمر بسلسلة من الثورات، أولا كانت هناك الثورة على الزراعة التي حررت الناس من الارتباط بالأرض، وأتاحت لهم الذهاب إلى المدن للبحث عن العمل، ثم تلى ذلك الثورة الصناعية، ونشأت المصانع الضخمة لإنتاج آلاف وملايين الوحدات من السجاير والملابس والأثاث والمعدات وحلت هذه المصانع محل الحرف اليدوية، وأخيرا كانت هناك الثورة التجارية التي أدت إلى السرعة الهائلة في توزيع وتبادل السلع والخدمات.

من الاستعراض السابق نجد أن أي نشاط سواء أكان إنتاجا أم توزيعا أم تبادلا يشمل كمية كبيرة من الأعمال المكتبية التي يقوم بها آلاف وملايين من الموظفين لتسهيل تدفق السلع والخدمات من طرف إلى آخر.

ولذلك ظهرت الحاجة إلى وضع أسس وقواعد وطرق تنفيذ الأعمال المكتبية الروتينية، وضرورة تدريب العاملين على كيفية أدائها، ورفع كفايتهم بالتدريب واستخدام الآلات والمعدات المكتبية الحديثة، وقد أطلق على هذا النشاط نشاط السكرتارية. وخدمة السكرتارية خدمة مساعدة بدونها لا يمكن لأي منشأة أن تحقق أهدافها.

****************

مستويات أعمال السكرتارية :

من الصعب وضع مستويات محددة لأعمال السكرتارية؛لأنها تختلف في الصناعة عنها في التجارة. إن اختراع آلات ومعدات مكتبية أوتوماتيكية كثيرة في السنوات الأخيرة؛ أثر كثيرا على واجبات السكرتيرة، وخاصة في المشروعات الكبيرة.

ويمكن وضع تصور عام لدرجات وظائف السكرتارية كما يلي :

1.طبّاعة ومختزلة وتعمل على الآلات الكاتبة الأتوماتيكية :

قد يكون عمل السكرتيرة في شعبة طباعة تقدم خدماتها للمشروع ككل، وقد تكون مختصة بالطباعة في مكتب أحد المديرين، ويسند إليها طباعة المراسلات والتقارير، وتكون ملمة بتنسيق الرسائل، وتجيد اللغة وقواعد الكتابة السليمة.

2.سكرتيرة :

تؤدي السكرتيرة في هذا المستوى أعمالا متعددة، وفي الغالب تكون سكرتيرة خاصة لأحد المديرين.

3.مساعدة شخصية :

في بعض المؤسسات يفوض الرئيس بعض سلطاته إلى السكرتيرة؛ لتقوم ببعض الأعمال الروتينية التي تعرف السكرتيرة أسلوب الرئيس في معالجتها، وتكون المساعدة الشخصية للرئيس مسئولة أمامه مباشرة، ويجب أن تكون ثقافتها واسعة، وملمة بمبادئ التنظيم والإدارة والتجارة.

وهناك تصور آخر لمستويات السكرتارية حيث يمكن أن تنقسم وظائف السكرتارية إلى مستويين رئيسيين :

1. سكرتيرة : تندرج تحته السكرتيرات العاديات اللاتي يتمتعن بالمهارات الأساسية في أعمال السكرتارية مثل: الطباعة- الرد على التليفون- معالجة البريد- استقبال الزوار- تنظيم المواعيد- الحفظ- النسخ.

2. مساعدة شخصية للرئيس : يتطلب في السكرتيرة أن يكون لديها معرفة ودراية بمجالات أخرى مثل: دنيا الأعمال- أنواع الصناعات- معلومات أساسية عن التجارة وكذلك فرع الصناعة أو التجارة الذي يمارسه المشروع الذي تعمل به والهيكل التنظيمي فيه- تختلف المعرفة المطلوبة باختلاف تخصص الرئيس (سكرتيرة قانونية- سكرتيرة طبية- سكرتيرة فنية- سكرتيرة في مجال المسرح والسينما- سكرتيرة في مجال الإذاعة والتلفزيون) ويجب على السكرتيرة أن تلم ببعض المعلومات المتخصصة في مجال عملها.

وعلى السكرتيرة في هذا المستوى أن تجيد تحرير الرسائل بالاستعانة بملاحظات الرئيس التي يؤشر بها على البريد الوارد وأحيانا تكون سكرتيرة مسئولة عن تحرير الرسائل الروتينية بدون تدخل الرئيس؛ لتخفيف عبء العمل عنه وحتى يتفرغ لتحرير الرسائل المهمة.

وعلى السكرتيرة أن تكون قادرة على استعمال المراجع والاستفادة من مصادر المعلومات للحصول على أية بيانات تكون في حاجة إليها. وكذلك عليها أن تعرف كيفية تنظيم الاجتماعات وكتابة محاضرها، ويكون لديها دراية بكيفية التعامل مع البنوك وإيداع الأموال فيها.

والمساعدة الشخصية للرئيس والتي لديها معرفة كاملة بمجال تخصص رئيسها، وفرع التجارة أو الصناعة الذي يعمل فيه، والوظيفة التي يشغلها في المشروع (مبيعات- مشتريات- إنتاج- حسابات) ستكون قادرة على القيام بأي عمل يفوض إليها. هذه السكرتيرة يمكنها أن تقوم ببعض الوظائف الأولية (يمكنها الاستعانة بسكرتيرة للطباعة والاختزال لمعاونتها). ستكون هذه السكرتيرة قادرة على اتخاذ بعض القرارات الصغيرة، وإعطاء بعض التعليمات، وأحيانا قد تنوب عن الرئيس في بعض المناسبات. هذه السكرتيرة قد تترقى إلى الوظائف التنفيذية في المشروع إذا أثبتت كفاءتها.

إن الهدف من إلحاق سكرتيرات ومساعدات شخصيات بمكاتب الرؤساء هو تجهيز الرئيس، حتى يتفرغ للتفكير واتخاذ القرارات.

المؤهلات العامة اللازمة لوظائف السكرتارية:

1.الاختزال بسعة مناسبة.

2.الطباعة بسرعة مناسبة (عربي+ إنجليزي).

3.القدرة على إجراء الاتصالات بكفاءة وبلغة سليمة حديثا وكتابة.

4.معرفة أعمال السكرتارية والأعمال المكتبية.

5.معرفة الهيكل العام للمشروع وفرع التجارة والقانون التجاري الذي يرتبط به المشروع والمحاسبة والإحصائيات والاقتصاد... الخ.

6.بعض الوظائف تحتاج لإجادة لغات أجنبية.

7.الوظائف العليا في السكرتارية تحتاج إلى إلمام السكرتيرة بالمبادئ العامة لعلم الإدارة؛ حتى لا تستطيع أن تتفهم مشاكل رئيسها، وتقدم مساعدتها في الوقت المناسب.

8.معرفة عامة والاطلاع على الأحداث المحلية والعالمية.

وظائف السكرتارية المتخصصة :

هناك فرص متاحة للعمل كسكرتيرة في فروع التخصص المختلفة مثل القانون، والطب، والفروع الفنية الأخرى.

على السكرتيرة التي تخطط للعمل في إحدى المجالات السابقة ويفضل أن تنمي خبرتها العامة في أحد المشروعات، أو في الحكومة قبل التقدم على وظيفة متخصصة. والآتي وصف لأعمال السكرتيرات في بعض وظائف السكرتارية المتخصص.

السكرتيرة القانونية :

هذه السكرتيرة تقوم بأعمال متعددة وتعتمد هذه الأعمال على حجم المشروع وطبيعة عمله؛ وهل المشروع فردي أو شركة تضامن. ومن الممكن أن تعمل السكرتيرة في الإدارة القانونية في المنشأة الكبيرة. والمحامي العام يشمل نشاطه كل أشكال العمليات القانونية. والمحاكم بمستوياتها المختلفة تقدم خبرات متعددة في أعمال السكرتارية.

معرفة العبارات القانونية، ونظام العمل مهم جدا لنجاح السكرتيرة القانونية. وتقوم هذه السكرتيرة بتنسيق وطباعة المستندات القانونية. وفي مكتب قانوني صغير نجد السكرتيرة تقوم بأعمال متعددة، وتتحمل مسئولية القيام بالأعمال الروتينية. وعليها تجهيز القضايا التي ستنظر أمام المحكمة حسب تاريخها، وتقديمهما للرئيس في الوقت المناسب.

السكرتارية الطبية :

يوجد في السكرتارية الطبية أكبر كمية من فرص العمل بالنسبة لفروع السكرتارية المتخصصة. إن السكرتيرة الملمة إلماما كاملا بالمصطلحات الطبية، وتجيد الاختزال لطبيب، ولديها خبرة في الأعمال المكتبية؛ تستطيع أن تختار الوظيفة التي تناسبها في هذه المجالات المختلفة. إن أكثر الوظائف تكون في مكاتب الأطباء، ومكاتب أطباء الأسنان، وكذلك في المستشفيات، ومكاتب وزارة الصحة العامة.

إن واجبات السكرتيرة الطبية تختلف تبعا لطبيعة وحجم مكان العمل، وكذلك فإن تنوع الوظائف ستعتمد على مجال ودرجة عمق التخصص في المستشفى التي تعمل بها. مثال: إذا كانت السكرتيرة تعمل في مجال التأمينات الصحية، فإنها ستتعامل مع دعاوى التعويضات. إذا كانت تعمل في عيادة خارجية لأطباء متخصصين، فإنها ستكون مسئولة تحديد المواعيد للمرضى، وتحويلهم إلى الاختصاصيين في المستشفيات الأخرى، وستشغل جزءا كبيرا من وقتها في حفظ الملفات الطبية.

من ضمن مسئوليات السكرتيرة الطبية تختلف تبعا لطبيعة وحجم مكان العمل، وكذلك فإن تنوع الوظائف ستعتمد على مجال ودرجة عمق التخصص في المستشفى التي تعمل بها.

و من ضمن مسئوليات السكرتيرة الطبية طباعة تقارير المرضى الطبية وكذلك استلام قيمة فواتير العلاج، وطلب ما يلزم المكتب من مواد وأدوية وقرطاسية. وفي حالة السكرتيرة المؤهلة جيدا ربما يفوض لها بعض الأعمال مثل كتابة تاريخ المرض لدى المراجع، وقياس الضغط لديه، وإعداد المريض للكشف عليه، وأحيانا تعقم بعض الأدوات بعض الأدوات الطبية.

ومن الصفات الأساسية للسكرتيرة الطبية القدرة على النظر بعين العطف للمشاكل الإنسانية، والمحافظة على أسرار المرضى.

السكرتيرة الفنية :

تتخصص السكرتيرة الفنية في إعداد التقارير والمراسلات الفنية لأي مشروع. ويجب أن تجيد طباعة الإحصائيات والجداول العلمية المتخصصة، وتكون ملمة بالاختصاصات والإشارات المستعملة في الكيمياء؛ والرياضيات، والهندسة. على السكرتيرة الفنية أن تكون على دراية بأعمال المحاسبة حتى يمكنها التصرف في مستندات المحاسبة المتداولة في المشروع.

السكرتيرة التي تريد أن تعمل في هذا المجال عليها أن تعد إعدادا جيدا في الفيزياء، والكيمياء، والرياضيات، والإحصاء. وعليها أن تلم بالمصطلحات العلمية والهندسية، وكذلك تكون خبيرة في تسجيل الإملاء الخاص بالموضوعات الفنية.

 

السكرتيرة الخاصة :

السكرتيرة الممتازة تمتلك موهبة طبيعية، بالإضافة إلى ما تعلمته. اتفق رجال الأعمال على أن السكرتيرة يفترض أن تكون ماهرة في الاختزال، والكتابة على الآلة الكاتبة، وبالإضافة إلى ذلك؛ يجب أن تتمتع بصفات شخصية خاصة (اللباقة والولاء)، ويجب أن تعرف كيف تستعمل التليفون، وتستقبل الزوار، وكذلك تعرف كيفية تنظيم رحلات العمل، وكتابة محاضر الاجتماعات... الخ.

 

أعمال السكرتيرة الخاصة:

1.استقبال الزوار، وتقديمهم إلى الرئيس.

2.تنظيم الاتصال التليفوني، وتوصيل المكالمات الهامة إلى الرئيس.

3.الاحتفاظ بمفكرة لتنظيم مواعيد الرئيس ومقابلاته اليومية.

4.حفظ المستندات الخاصة بمكتب الرئيس.

5.تنظيم الاجتماعات وكتابة محاضر الاجتماعات.

6.استلام البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس والاطلاع عليه وعرض الرسائل الهامة على الرئيس لاتخاذ القرار المناسب بشأنها.

7.إعداد البريد الصادر واعتماده من الرئيس وإرساله إلى الجهات المعنية.

8.الإشراف على صندوق المصاريف النثرية الخاص بمكتب الرئيس.

9.معاملات الرئيس مع البنوك.

10.تلخيص المذكرات والتقارير إذ لزم الأمر.

11. إعداد ترتيبات السفر للرئيس.

12. القيام بالواجبات الروتينية نيابة عن الرئيس، وإنجاز بعض أعماله الخاصة.

13. الإشراف على سكرتيرات مساعدات يلحقن بمكتب الرئيس إذا كانت كمية العمل كبيرة.

14. الاطلاع على الصحف اليومية، وتلخيص ما يهم الرئيس في حالة عدم وجود قسم للعلاقات العامة في المشروع.

الصفات الواجب توافرها في السكرتيرة الخاصة:

1.إجادة الاختزال والآلة الكاتبة وأعمال السكرتارية.

2.لديها روح المبادرة .

3.المواظبة والانتظام.

4.الوعي والرغبة في العمل.

5.الكياسة والكتمان والدبلوماسية وخاصة في: الاستعلامات، والتليفون، واستقبال الزوار.

6.الولاء للرئيس، والإيمان بمبادئه.

7.تعتبر السكرتيرة الخاصة مسئولة عن جانب من الأعمال الروتينية التي يقوم بها الرئيس، وعليها تنفيذها بكفاءة وسرور.

الصفات الشخصية :

1.يجب أن تكون السكرتيرة مواظبة على الدوام، مستعدة عندما يحتاجها الرئيس.

2.يجب أن تكون لطيفة في كل الأوقات حتى في الظروف الصعبة.

3.أن يكون لها روح مرحة.

4.الإنصات بعناية واهتمام للتعليمات التي يعطيها الرئيس، حتى لا تضطر للسؤال عن التعليمات مرة أخرى مما يزعج الرئيس.

5.يجب أن تلتزم الصمت بالنسبة لمشاكلها الخاصة وأسرار المكتب وعدم ذكر أي شيء عن شئون الرئيس وأعماله.

6.تنفيذ الواجبات الروتينية بانتظام وفي الوقت المناسب.

7.الاحتفاظ بمكتب السكرتيرة منظما، والأشياء الشخصية الخاصة بالسكرتيرة لا يصح أن تكون ظاهرة ويحتفظ بها في درج أو دولاب، وعلى السكرتيرة الاحتفاظ في مكتبها بمخزون مناسب من القرطاسية والمواد التي تحتاجها، ويجب العناية التامة بصيانة الآلات الكاتبة والمعدات الأخرى بالكتب.

8. يجب أن يسود المكتب الهدوء فتغلق الأبواب بهدوء، والحديث يكون بصوت منخفض.

9.يجب العناية باختيار المكتب والمراجع التي تحتفظ بها في مكتبها، ويجب أن لديها قاموس للرجوع إليه حتى تكون كتابتها سليمة.

10.على السكرتير الخاص أن يبدأ عمله وهو في حالة نفسية هادئة وعليه أن يتجنب بدء يومه وهو مضطرب أو ثائر الأعصاب بسبب تأخره في الطريق من بيته إلى مكتبه. وعلى السكرتير أن يأخذ قسطا وافيا من النوم والراحة حتى لا يشعر بالنعاس أثناء تواجده بالمكتب ويزعج من حوله بكثرة تثاؤبه وذلك مما يقلل نشاطه وحيويته وقوة تركيزه ويسيء إلى مظهره.

 

الخاتمة :

للسكرتيرة أهمية كبيرة في المنشأة و الشركة، وبدونها لا يستطيع الرئيس أو المدير أن ينجز أي عمل، و بالإضافة إلى ذلك في غياب السكرتيرة تكون أعمال الرئيس و مواعيده غير منظمة. و على السكرتيرة أن تتصف بصفات حسنة و تتميز بمهارات معينة حتى تستطيع إنجاز أعمالها بسهولة وكفاءة، فالسكرتير هو الشخص الذي يتم اختياره بصفات معينة ليعاون الرئيس في إنجاز أعماله المتعلقة بالعمل والشخصية أحيانا بكفاءة وفاعلية. و السكرتارية المتخصصة قد تكون طبية أو قانونية أو تعليمية أو إحصائية أو فنية .. الخ. وكل سكرتيرة في أي مجال لابد وأن تكون على دراية بمعلومات عامة تخص المجال الذي تعمل فيه.

[شيوخ@محرق]

بلييييييييييز أبي بحث عن أطفال الأنابيب